Sådan afholder du en vellykket konference

At afholde en konference kan være en udfordrende opgave, men det kan også være en fantastisk mulighed for at skabe netværk, dele viden og lære af eksperter på et givent felt. Men for at sikre at din konference er vellykket, er det vigtigt at planlægge og forberede sig omhyggeligt – få input til, hvordan du kan afholde en vellykket konference.

Lokalerne kan ikke gøre det alene – en vellykket konference afhænger af mange faktorer

Formålet, målgruppen, stedet og tidspunktet

Når du planlægger en konference, er det vigtigt at have et klart formål og en målgruppe. Du kan med fordel også overveje at definere delmål for konferencen, og hvordan du vil måle succesen af dine mål. Vælg et passende venue og tidspunkt for at sikre, at så mange som muligt kan deltage.

Hvis du er usikker på, hvordan du kan vælge det perfekte sted og tidspunkt, kan du undersøge, hvornår og hvor lignende konferencer er blevet afholdt tidligere. Der er mange faktorer at overveje, såsom beliggenhed, transportmuligheder og tilgængelighed for personer med handicap. Overvej også, om du vil tilbyde mulighed for at deltage virtuelt. Dette kan øge deltagelsesniveauet og nå en bredere målgruppe, som ikke har mulighed for at deltage fysisk.

Invitér motiverende talere til konferencen

Når du inviterer talere til konferencen, er det vigtigt at vælge nogle motiverende personer, som kan inspirere og engagere deltagerne. Talere med forskellige perspektiver og ekspertise kan tilføje værdifulde indsigter og stimulere diskussion og debat. Overvej også at have en moderator til at facilitere diskussioner og spørgsmål fra deltagerne.

Skab interaktion og engagement blandt deltagerne

For at sikre at deltagerne engagerer sig aktivt i arrangementet, er det vigtigt at skabe en interaktiv atmosfære. Dette kan opnås ved at inkludere spil og konkurrencer i programmet, som vil motivere deltagerne til at samarbejde og engagere sig med hinanden.
Derudover kan man også overveje at inkludere workshops og foredrag, der vil give deltagerne mulighed for at lære nye færdigheder og udvide deres viden om emner, der er relevante for arrangementet. Dette kan også øge interaktionen mellem deltagerne, da de vil have noget at diskutere og dele med hinanden.

Organisér mad og forplejning

Hvis du vil have en vellykket begivenhed, er det vigtigt at have mad og drikke til dine gæster. Du kan overveje at tilbyde en række forskellige muligheder for at imødekomme forskellige kostbehov og smag. Du kan også tænke på, hvordan du vil præsentere og servere maden. Måske vil du have en buffet, eller måske vil du have en formel middagsservering.

Mad og forplejning skal der til 

Nå ud til mulige deltagere gennem markedsføring

​​For at sikre, at dit arrangement når ud til så mange potentielle deltagere som muligt, er det vigtigt at have en markedsføringsstrategi på plads. Dette kan omfatte en række forskellige taktikker, såsom at annoncere på sociale medier, placere annoncer i relevante tidsskrifter og aviser, samarbejde med lokale organisationer og virksomheder for at fremme arrangementet og meget mere.

Det er også vigtigt at have en klar målgruppe i tankerne og tilpasse markedsføringen til dem. Hvis arrangementet er rettet mod unge mennesker, kan det for eksempel være fordelagtigt at bruge mere visuelt orienteret markedsføring på platforme som Instagram og TikTok.

Evaluering af konference

Generelt kan det være en god idé at evaluere en konference, da det giver mulighed for at identificere områder, hvor man kan forbedre sig i fremtidige arrangementer. Derudover kan evalueringen give værdifuld feedback fra deltagere og talere, som kan bruges til at forbedre kvaliteten af konferencerne.

Ved at inkludere spørgsmål i evalueringen om emner som organisation, indhold og præsentation, kan man få en bedre forståelse af, hvad der fungerede godt, og hvad der kan forbedres. Evalueringen kan også give værdifuld information om deltagernes oplevelse af konferencen, hvilket kan bruges til at tilpasse fremtidige arrangementer til publikums behov og ønsker.

Hold din næste konference på Bernstorff Slot

Bernstorff Slot er det perfekte sted at holde din næste konference. Det historiske slot – som i dag primært fungerer som konferencecenter og -hotel – ligger smukt placeret i en stor park med en fantastisk udsigt over Øresund. Slottet har en lang og rig historie, der kan give en ekstra dimension til din konference – og ikke mindst konferencelokaler til både mindre og store behov . Derudover er der mange muligheder for teambuilding-aktiviteter i parken – eller bare en gåtur i den smukke natur.

På Slottet kan du og dine kolleger nyde en lækker frokost eller middag, og der er også mulighed for overnatning for de gæster, der kommer langvejs fra. Vi er sikre på, at din næste konference på Bernstorff Slot vil være en succes!

Du finder næppe flottere rammer til konferencen end på Bernstorff Slot i Gentofte