Sådan holder du et succesfuldt møde

Målet med alle møder er naturligvis, at de skal bære frugt og faktisk skabe resultater. Men kender du følelsen af at sidde til et møde og tænke “hvor er det her spild af alles tid”? Et ustruktureret og formålsløst møde tager tid fra medarbejderne og kan være en hæmsko frem for en hjælp.

Forskning viser, at ca. en femtedel af alle møder opleves som spildt. Det største problem er dog, at vi går glip af muligheden for at opleve produktive, målrettede, meningsfulde og værdiskabende fællesskaber. Hvis møderne ikke opnår dette, kan det gå ud over selve arbejdsfællesskabet.

I dette blogindlæg får du 10 trin, der kan være med til at skabe et vellykket møde samt vigtige ting at huske, når du skal vælge mødelokale. Læs med under billedet.

Mødelokalerne skal selvfølgelig være på plads – men det skal dagsordenen til mødet også!

10 trin til et vellykket møde

1. Vær skarp på formål og indhold

Det er vigtigt hele tiden at holde fokus på formålet for mødet, samt hvad du ønsker udbyttet skal være. På den måde bliver det meget lettere at skabe det ønskede indhold og struktur. Husk også at være knivskarp med, hvad du ønsker hver enkelt deltager skal gå fra mødet med af information og kompetencer.

2. Definer din målgruppe

For at du kan fange mødedeltagernes opmærksomhed skal du vide, hvilken målgruppe, du henvender dig til. På den måde kan du planlægge dagsordenen for mødet, så den passer til deltagerne.

3. Skab de perfekte rammer

Lokationen og selve mødelokalet er særlig vigtige for at skabe de perfekte rammer for mødet. Hvad skal I bruge af faciliteter og logistiske løsninger? Skal der være måltider inkluderet, og hvor mange skal der være plads til? Det er alt sammen vigtige ting at overveje. Få mere information om de forskellige mødelokaler på Bernstorff Slot – vi har forskellige muligheder for mødelokaler med udstyr og forplejning, som I ønsker.

4. Professionelt og imødekommende personale

Når I skal vælge mødelokale, er det naturligvis vigtigt, at stemningen er god, og at personalet er imødekommende. Det kan evt. være en god idé at besøge stedet, inden mødet skal afholdes. På Bernstorff Slot finder du den rette kombination af professionalisme og imødekommenhed, der gør jeres møde behageligt.

5. Gør planlægningen strategisk med en dagsorden

Når du skal planlægge et vigtigt møde, er det klogt at planlægge de emner, der skal diskuteres, og de beslutninger, som skal tages. Med andre ord skal du lave en tydelig dagsorden for dagen, og du kan endda med fordel udsende dagsordenen på forhånd til deltagerne.

6. Strukturér dagsordenens punkter efter tre faser

For at gøre dagsordenen overskuelig, kan du inddele den i:

• Høring – hvad handler mødet om og kommentarer hertil.
• Konstruering – behandling af det I har diskuteret.
• Konkludering – i sidste fase er det tid til at konkludere og træffe de nødvendige beslutninger.

7. Vælg en facilitator

Tommelfingerreglen er, at hver gang I er 4 personer eller mere, skal der vælges en facilitator til at styre mødet. Møde-facilitatoren bliver tovholder og tidsholder for mødet og sørger desuden for hele tiden at holde øjnene på bolden.

8. Slå rollen som facilitator fast

Som mødefacilitator er det vigtigt, at man begynder med at slå sin rolle fast og skaffe mandat til at udøve den lige fra begyndelsen af mødet. På den måde er der ingen tvivl om hvem, der står for at holde dagsordenen og tidsplanen.

9. Begynd mødet til tiden

Du kender det nok. Mødet skulle være startet klokken 10, men 10:10 mangler nogle af deltagerne stadig at dukke op. Uanset om alle er tilstede eller ej, er det vigtigt, at facilitatoren holder mødet efter tidsplanen. Ellers bliver normen hurtigt, at folk kan dukke op, som det passer dem.

10. Undgå envejskommunikation og gå i dialog med mødedeltagerne

Et møde bliver aldrig produktivt af, at der kun er en person, som dikterer hele mødet. Det er ikke meningen, at facilitatoren kun skal have ordet. Hold deltagerne motiverede ved at indlægge gruppearbejde og andre varierende opgaver. Det har en motiverende effekt og er på samme måde med til at skabe engagement og dynamik.

Vælg det rette mødelokale

Når I skal vælge det rette mødelokale til jeres kommende møde, er der flere ting, I skal tage højde for. Blandt andet skal I vide, hvor mange personer, der vil være til stede under mødet, så mødelokalet passer til jer i størrelsen.

Herudover skal I tage stilling til, hvilket udstyr I har brug for. Skal I for eksempel bruge AV-udstyr eller projektor? Vælger I mødelokale hos Bernstorff Slot, sørger vi naturligvis for, at lokalet står klar ved ankomst med alt, I har brug for. Vi bruger ClickShare teknologi, der nemt og hurtigt gør det muligt at tilslutte computeren til storskærmen.

Desuden tilbyder vi flere mødepakker, I kan vælge imellem. Vi sørger for alt det praktiske, så I kan fokusere på at holde et succesfuldt forretningsmøde.

Skal I holde et større møde eller en konference, og har I brug for mere plads? Vi tilbyder også forskellige konferencelokaler, der både lever op til jeres æstetiske forventninger og samtidigt tager hensyn til deltagerne.

På Bernstorff Slot finder du mødelokaler til alle formål